privind prelucrarea datelor cu caracter personal

 

1. INFORMAȚII GENERALE

Protecția datelor cu caracter personal reprezintă o componentă esențială a activității desfășurate de MERPANO S.R.L., cu sediul în Săcălaz, str. Complexului nr. 10, jud. Timiș, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J35/315/2002, CUI RO14507969, în calitate de operator de date.

Prezenta politică are rolul de a vă informa în mod transparent și detaliat cu privire la modul în care MERPANO S.R.L. prelucrează datele cu caracter personal în contextul utilizării website-ului www.MERPANO S.R.L..ro, precum și în cadrul interacțiunilor comerciale și operaționale desfășurate prin intermediul acestuia.

MERPANO S.R.L. își asumă respectarea principiilor prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), respectiv legalitate, echitate și transparență, limitarea scopului, minimizarea datelor, exactitate, limitarea stocării și integritate/confidențialitate.

2. CATEGORIILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE

În funcție de modul în care interacționați cu website-ul www.MERPANO S.R.L..ro, precum și de formularele, serviciile sau evenimentele disponibile prin intermediul acestuia, MERPANO S.R.L. poate prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal:

2.1. Date furnizate direct de către dumneavoastră

MERPANO S.R.L. prelucrează datele pe care le furnizați în mod direct prin completarea formularelor existente pe website (cum ar fi formularul de contact, formularele de înscriere la evenimente sau alte formulare care pot fi implementate ulterior), precum și prin corespondență directă (e-mail sau telefon).

În această categorie pot fi incluse, după caz:

• nume și prenume 
• adresă de e-mail 
• număr de telefon 
• localitate, județ sau alte date relevante în contextul unei solicitări sau înscrieri 
• informații privind activitatea desfășurată sau domeniul de interes (acolo unde sunt solicitate în mod justificat, de exemplu în cadrul înscrierii la evenimente) 
• conținutul mesajelor sau solicitărilor transmise 
• orice alte informații furnizate în mod voluntar de către dumneavoastră 

Datele sunt colectate exclusiv în măsura în care sunt necesare pentru gestionarea solicitărilor, înscrierea la evenimente sau derularea relației inițiate de către dumneavoastră.

2.2. Date prelucrate în contextul înscrierii la evenimente și campanii

În cazul în care vă înscrieți la evenimente, campanii sau alte inițiative organizate de MERPANO S.R.L., pot fi prelucrate date suplimentare necesare organizării și desfășurării acestora, precum:

• date de identificare și contact 
• nume și prenume;
• adresă de e-mail;
• număr de telefon;
• denumirea societății / fermei sau alte informații furnizate în context profesional, în măsura în care acestea sunt relevante pentru participare;
• numărul de persoane participante sau alte informații necesare organizării evenimentului.
• informații relevante pentru organizarea și gestionarea participării 

În funcție de specificul evenimentului, în cadrul acestuia pot fi realizate fotografii sau materiale video. Prelucrarea acestor date se realizează în baza informărilor specifice comunicate participanților, inclusiv prin regulamentul evenimentului sau alte materiale informative puse la dispoziție.

2.3. Date utilizate pentru comunicări comerciale

În situația în care vă exprimați consimțământul pentru a primi comunicări comerciale, MERPANO S.R.L. poate prelucra:

• adresă de e-mail 
• număr de telefon 
• preferințe privind canalul de comunicare 
• Nume si prenume

Aceste date sunt utilizate exclusiv pentru transmiterea de informații comerciale privind produsele, serviciile sau evenimentele MERPANO S.R.L., în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.

Pentru detalii suplimentare, vă rugăm să consultați politica dedicată newsletter-ului.

2.4. Date colectate automat

La accesarea website-ului, pot fi colectate în mod automat anumite informații tehnice, necesare pentru funcționarea și securitatea acestuia, cum ar fi:

• adresă IP 
• tip dispozitiv și browser 
• sistem de operare 
• date privind navigarea pe website 
• informații colectate prin cookie-uri și tehnologii similare 

În măsura în care website-ul utilizează cookie-uri sau tehnologii similare care nu sunt strict necesare pentru funcționarea acestuia, prelucrarea datelor aferente se realizează numai în condițiile exprimate prin opțiunile de consimțământ setate de utilizator.

Pentru informații suplimentare privind categoriile de cookie-uri utilizate, scopurile acestora, durata de stocare și modalitatea de exprimare, modificare sau retragere a consimțământului, vă rugăm să consultați politica dedicată cookie-urilor.

2.5. Date necesare pentru relațiile contractuale, facturare sau livrare

În măsura în care, prin intermediul website-ului, sunt plasate comenzi, sunt solicitate oferte, sunt achiziționate produse sau servicii ori sunt derulate relații contractuale, MERPANO S.R.L poate prelucra și date necesare pentru administrarea acestor raporturi.

În această categorie pot intra, după caz:

• nume și prenume; 
• denumirea societății; 
• adresa de facturare; 
• adresa de livrare; 
• date privind reprezentantul sau persoana de contact; 
• date necesare emiterii facturilor, procesării plăților, livrării produselor sau gestionării relației contractuale. 

Aceste date sunt prelucrate numai în măsura în care sunt necesare pentru desfășurarea raporturilor comerciale și pentru îndeplinirea obligațiilor legale aferente.

 

2.6. Limitarea datelor prelucrate și delimitarea responsabilităților

MERPANO S.R.L. prelucrează exclusiv acele date cu caracter personal care sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile pentru care sunt colectate, în conformitate cu principiile prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679.

Website-ul nu este destinat, în mod obișnuit, colectării de categorii speciale de date cu caracter personal, iar utilizatorii sunt încurajați să nu transmită astfel de informații decât în situațiile în care acest lucru este strict necesar și justificat.

În contextul evenimentelor, campaniilor sau altor activități organizate de MERPANO S.R.L., pot participa și alte entități (de exemplu: parteneri, expozanți, colaboratori sau furnizori), care pot colecta sau prelucra date cu caracter personal în mod independent.

Pentru aceste prelucrări realizate de către terți:

• MERPANO S.R.L. nu stabilește scopurile și mijloacele prelucrării; 
• MERPANO S.R.L. nu are control asupra modului în care aceste entități colectează, utilizează sau stochează datele; 
• fiecare entitate acționează, după caz, în calitate de operator independent și este responsabilă pentru respectarea obligațiilor legale aplicabile. 

Persoanele vizate sunt încurajate să consulte în mod direct politicile de confidențialitate sau informările furnizate de aceste entități.

MERPANO S.R.L. rămâne responsabilă exclusiv pentru prelucrările de date realizate în mod direct, prin intermediul website-ului propriu, precum și pentru materialele foto/video realizate în cadrul evenimentelor, în condițiile comunicate prin informările specifice.

 

3. SCOPURILE ȘI TEMEIURILE PRELUCRĂRII

3.1. Gestionarea solicitărilor și comunicarea cu utilizatorii

Datele cu caracter personal sunt prelucrate pentru preluarea, analizarea și soluționarea solicitărilor transmise prin intermediul formularelor de contact, prin e-mail sau prin alte mijloace de comunicare disponibile pe website.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. b GDPR – efectuarea de demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract 
• art. 6 alin. (1) lit. f GDPR – interes legitim privind gestionarea eficientă a comunicării și a solicitărilor primite 

3.2. Înscrierea și participarea la evenimente, campanii și alte inițiative

Datele cu caracter personal sunt prelucrate în scopul înregistrării participanților, organizării, administrării și desfășurării evenimentelor organizate de MERPANO S.R.L., inclusiv pentru comunicarea informațiilor logistice relevante.

Participarea la evenimente poate presupune completarea unor formulare dedicate și acceptarea unor regulamente specifice, puse la dispoziție participanților.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. b GDPR – executarea unui raport juridic sau efectuarea de demersuri în vederea participării la eveniment 

În cazul în care, în cadrul evenimentelor, sunt realizate fotografii sau materiale video, prelucrarea acestora se va realiza în conformitate cu informările specifice comunicate participanților, în funcție de natura și scopul utilizării acestora.

3.3. Derularea relațiilor contractuale, facturare și livrare

În măsura în care sunt inițiate sau derulate relații contractuale (ex: solicitări de ofertă, comenzi, achiziții de produse sau servicii), datele cu caracter personal sunt prelucrate pentru:

• gestionarea relației contractuale; 
• emiterea documentelor fiscale; 
• procesarea plăților; 
• livrarea produselor sau serviciilor; 
• comunicarea cu privire la derularea contractului. 

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. b GDPR – executarea unui contract 
• art. 6 alin. (1) lit. c GDPR – îndeplinirea obligațiilor legale (fiscale, contabile, arhivare) 

3.4. Comunicări comerciale și newsletter

Datele cu caracter personal sunt prelucrate în scopul transmiterii de comunicări comerciale privind produsele, serviciile sau evenimentele MERPANO S.R.L., exclusiv în baza consimțământului exprimat de persoana vizată.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. a GDPR – consimțământ 
• Legea nr. 506/2004 privind comunicațiile electronice 

Persoana vizată își poate retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării realizate anterior retragerii.

Pentru detalii suplimentare, vă rugăm să consultați politica dedicată newsletter-ului.

3.5. Funcționarea, administrarea și securitatea website-ului

Datele cu caracter personal pot fi prelucrate pentru asigurarea funcționării tehnice a website-ului, administrarea acestuia, prevenirea accesului neautorizat și protejarea împotriva utilizărilor abuzive sau frauduloase.

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. f GDPR – interes legitim privind asigurarea securității și funcționării website-ului 

În cazul utilizării cookie-urilor sau tehnologiilor similare care nu sunt strict necesare, prelucrarea datelor se realizează în baza consimțământului utilizatorului.

3.6. Îndeplinirea obligațiilor legale

Datele cu caracter personal pot fi prelucrate în scopul respectării obligațiilor legale care revin MERPANO S.R.L., inclusiv, dar fără a se limita la:

• obligații fiscale și contabile; 
• obligații de arhivare; 
• relația cu autoritățile publice sau instituțiile competente; 
• soluționarea unor solicitări sau cereri legale. 

Temei juridic:

• art. 6 alin. (1) lit. c GDPR – îndeplinirea unei obligații legale

 

4. PARTICIPAREA LA EVENIMENTE ȘI REGULAMENTE

În cazul în care vă înscrieți la evenimente, campanii sau alte inițiative organizate de MERPANO S.R.L.:

• datele cu caracter personal sunt utilizate exclusiv în scopul gestionării participării și al organizării evenimentului; 
• pot fi aplicabile regulamente specifice fiecărui eveniment, disponibile participanților anterior înscrierii sau în cadrul procesului de înregistrare; 
• înscrierea la eveniment poate implica luarea la cunoștință și acceptarea acestor regulamente. 

În funcție de specificul evenimentului, pot fi realizate fotografii sau materiale video. Prelucrarea acestor date se realizează în baza informărilor specifice comunicate participanților, inclusiv prin regulamentul evenimentului sau prin alte note de informare dedicate.

5. DESTINATARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

În vederea îndeplinirii scopurilor descrise în prezenta politică, MERPANO S.R.L. poate transmite datele cu caracter personal, după caz, către următoarele categorii de destinatari:

• furnizori de servicii IT, mentenanță și administrare a website-ului; 
• furnizori de servicii de găzduire (hosting) și infrastructură; 
• furnizori de servicii de e-mail și comunicare electronică; 
• furnizori de servicii de marketing și platforme de newsletter (exclusiv în baza consimțământului exprimat); 
• furnizori de servicii de contabilitate, audit și consultanță juridică sau IT; 
• furnizori de servicii de curierat sau logistică, în cazul livrării de produse sau materiale; 
• parteneri contractuali implicați în organizarea evenimentelor sau în furnizarea unor servicii; 
• instituții și autorități publice, în măsura în care există o obligație legală sau o solicitare legitimă. 

Transmiterea datelor către aceste entități se realizează strict în măsura necesară pentru îndeplinirea scopurilor pentru care datele au fost colectate și cu respectarea principiilor de confidențialitate și securitate.

6. TRANSFERUL DATELOR CU CARACTER PERSONAL

În mod obișnuit, datele cu caracter personal prelucrate de MERPANO S.R.L. sunt stocate și prelucrate pe teritoriul Spațiului Economic European (SEE).

În situații punctuale, în funcție de serviciile utilizate sau de specificul unor activități, este posibil ca anumite date să fie transferate în afara Spațiului Economic European.

În astfel de cazuri, MERPANO S.R.L. va asigura respectarea prevederilor legale aplicabile și va implementa măsuri adecvate pentru protejarea datelor.

Persoanele vizate vor fi informate în mod corespunzător cu privire la astfel de transferuri, atunci când acestea au loc, inclusiv prin actualizarea prezentei politici sau prin informări specifice, acolo unde este cazul.

7. DURATA STOCĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

MERPANO S.R.L. prelucrează și păstrează datele cu caracter personal doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, precum și ulterior, în măsura în care există obligații legale sau interese legitime care justifică păstrarea acestora.

Durata de stocare poate varia în funcție de natura datelor și de scopul prelucrării, după cum urmează:

• date aferente solicitărilor transmise prin formulare sau corespondență – sunt păstrate pe durata necesară soluționării solicitării și, ulterior, pe o perioadă rezonabilă în scop de arhivare și evidență a activității; 
• date aferente participării la evenimente sau campanii – sunt păstrate pe o perioadă de maximum 24 de luni de la data desfășurării evenimentului, cu excepția cazurilor în care o perioadă mai lungă este necesară pentru respectarea unor obligații legale sau pentru apărarea unor drepturi; 
• date utilizate pentru comunicări comerciale (newsletter) – sunt prelucrate până la retragerea consimțământului de către persoana vizată; 
• date aferente relațiilor contractuale, facturării și obligațiilor fiscale – sunt păstrate pe durata necesară executării contractului și ulterior, conform termenelor prevăzute de legislația aplicabilă în materie fiscală și contabilă; 
• date prelucrate în scopul asigurării securității și funcționării website-ului – sunt păstrate pe perioada necesară atingerii acestor scopuri, în conformitate cu politicile interne și cerințele legale aplicabile. 

La expirarea perioadelor de stocare, datele cu caracter personal sunt șterse sau anonimizate, după caz.

8. DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE

În conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679, persoanele vizate beneficiază de următoarele drepturi:

Dreptul de acces

Aveți dreptul de a obține confirmarea faptului că datele dumneavoastră sunt prelucrate și, în caz afirmativ, acces la acestea, precum și informații privind scopurile prelucrării, categoriile de date, destinatarii și durata stocării.

Dreptul la rectificare

Aveți dreptul de a solicita corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete.

Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”)

Aveți dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal în situațiile prevăzute de lege, inclusiv atunci când:

• datele nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate; 
• v-ați retras consimțământul și nu există un alt temei juridic pentru prelucrare; 
• datele au fost prelucrate ilegal; 
• există o obligație legală de ștergere. 

Dreptul la restricționarea prelucrării

Aveți dreptul de a solicita restricționarea prelucrării în anumite situații, cum ar fi:

• contestarea exactității datelor; 
• prelucrarea este ilegală, dar nu doriți ștergerea datelor; 
• datele sunt necesare pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță. 

Dreptul la opoziție

Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor bazate pe interes legitim, inclusiv profilării.
De asemenea, vă puteți opune în orice moment prelucrării datelor în scop de marketing direct.

Dreptul la portabilitatea datelor

Aveți dreptul de a primi datele cu caracter personal într-un format structurat, utilizat în mod curent și lizibil automat, precum și de a solicita transmiterea acestora către un alt operator, acolo unde este aplicabil.

Dreptul de retragere a consimțământului

În situațiile în care prelucrarea se bazează pe consimțământ, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

Dreptul de a nu face obiectul unei decizii individuale automate

Aveți dreptul de a nu fi supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv profilare, care produce efecte juridice sau vă afectează în mod semnificativ.

Dreptul de a depune plângere

Aveți dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), precum și de a vă adresa instanțelor competente.

Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți contacta la adresa de e-mail: dpo@merpano.ro 

9. SECURITATEA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

MERPANO S.R.L. implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru asigurarea unui nivel corespunzător de securitate a datelor cu caracter personal, în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679.

Aceste măsuri includ, fără a se limita la:

• controlul accesului la date, inclusiv limitarea accesului la persoanele autorizate; 
• implementarea unor măsuri de securitate IT pentru protejarea sistemelor și aplicațiilor utilizate; 
• utilizarea unor mecanisme de protecție împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau divulgării datelor; 
• adoptarea de politici și proceduri interne privind confidențialitatea și protecția datelor; 
• instruirea periodică a personalului cu privire la obligațiile în materie de protecție a datelor. 

MERPANO S.R.L. depune toate eforturile pentru a proteja datele cu caracter personal, însă niciun sistem de securitate nu poate garanta protecția absolută a datelor.

10. CONTACT

Pentru orice solicitare, întrebare sau cerere privind prelucrarea datelor cu caracter personal sau exercitarea drepturilor prevăzute de legislația aplicabilă, ne puteți contacta la:

office@merpano.ro
Săcălaz, str. Complexului nr. 10, jud. Timiș

 

11. MODIFICĂRI ALE POLITICII DE CONFIDENȚIALITATE

Prezenta politică de confidențialitate poate fi actualizată periodic, în funcție de modificările legislative sau de schimbările intervenite în activitățile de prelucrare a datelor.

Versiunea actualizată va fi publicată pe website-ul MERPANO S.R.L., iar modificările vor produce efecte de la data publicării.

În cazul unor modificări semnificative, persoanele vizate vor fi informate în mod corespunzător, acolo unde este necesar.